什麽是会议系统？
字面上的定义，会议系统 是一套完整的音讯设备所组成，可协助参与会议的人员进行舒适的沟通，并同时让每位与会者都能「听」得更清楚、「说」得更明白。
然而，是否开会就一定需要会议系统不可？没有会议系统就开不了会吗？
为什麽需要会议系统？在什麽场景需要会议系统？
的确，开会这种人与人沟通最常见的场景，并不是都需要会议系统才能进行。
但您可想像一下，在一个超过 10 人组成的专家，正围坐在一张大桌子进行市政会议讨论，一旁还有将近 100 名市民观众观看。在这场景下，如果只使用一隻无线话筒在 10 位专家之间传递，是不切实际，更可能让会议进入溷乱的场面。这类场景就是会议系统能發挥极大价值的地方。
常见会议系统的场景有：
- 市政议会和政府机构
- 教室和教育研讨会
- 国际会议活动
- 新闻發佈中心
- 董事会会议室
- 专家会议
上述这些会议场景的共同特点是：多人参与重大议题讨论与信息發佈。此类会议场景，通常会有两种重要人物：
- 主席 Chairman：主持会议的人，可识别發言者，并在设置的时间到达时提醒或进行会议投票等行为（通常是一个人，在特别情况下会有副主席的角色）。
- 列席 Delegate：或称为代表，通常有多位列席或代表人在会议中参与讨论發言。
在这些会议场景中，如果设置会议系统，每位与会者都会有个人式或鹅颈式桌上型话筒（或统称为话筒单元 / 列席单元）。这样一来，他们就可以很顺畅地与其他与会者讲话与讨论，并透过音箱清楚聆听其他人的發言。会议主席通常会有一个特殊的单元，具有音量、静音、识别發言者、發言时间控制、發言顺序控制或投票功能等的主席单元。
使用会议系统的好处是什麽？
当一个会议场景设置了会议系统后，可使与会者享受以下几种好处：
- 节省会议时间：由于每个人的桌上都有一个话筒单元，可避免浪费不必要的时间在话筒传递上。同时，当话筒打开时，话筒光环会被点亮，可以很清楚知道谁在讲话，省下识别發言者的时间。会议过程中，每节省１分钟的时间，乘上参与人数，会是非常可观的时间节省。
- 优化会议流程：会议系统具有静音、音量、發言时间控制和投票控制等功能，这使得主席可以谨慎地控制会议与识别發言者，流畅地按造既订会议流程进行。
- 扩大参与率：会议系统协助与会者轻鬆地参与發言讨论。同时，透过功放、音箱等扩声设备，允许更广大的听众关注或参与会议内容，这在市政会议应用中尤其重要。
- 整合同声传译：在国际大型会议中，多国语言發言及同声传译的需求是非常重要的。这时将会议系统与同声传译设备一起使用，更有利于将现场發言直接發送给口译员，以获得清晰的音讯信号来进行翻译。
- 美学及重视感：每一位与会者的桌上都有一座专业级的鹅颈式或桌上型话筒，除了功能上的效益外，也让整个场景显得专业与重要，更标誌着对会议议题的重视及对所有参与者的尊重。与会者也可通过每个麦克风单元，清楚發表个人的声音与决心。
总的来说，会议系统的最终目标是将会议的效率提高到更大的范围，并發挥更大的影响力。
一个完整的会议系统包含哪些设备？
以下列出一个完整的会议系统所包含的设备及主要功能：
1. 主席话筒单元 (Chairman Unit)：会议主持人可识别發言者，并在發言时间到时提醒他们；亦可组织进行投票表决。因此，主席有一个特殊的话筒称为「主席单元」，具有较多功能，例如静音發言者、發言优先顺序设置等。这些按钮功能，可帮助会议进行顺畅与专注。
2. 列席话筒单元（Delegate Unit)：除了主席之外的话筒，称为列席单元。这些单元通常具有一键發言按钮，在作用状态时会亮灯号作识别。有些单元视产品不同可能会有音量控制、投票按钮等功能。
3. 中央控制单元 (Central Control Unit, CCU)：这个设备能控制所有麦克风单元。它集成了话筒声音输入、声音信号發送、静音与發言顺序模式设置与进阶投票功能等等，并决定可容纳多少个主席／列席单元数量，可以说是会议系统中最重要的核心大脑 (了解卡讯电子会议系统)。
以上三个是会议系统的基本设备，会依照不同的会议场景，增加更多週边设备与会议系统作集成：
- 音箱
- 功放
- 同声传译设备
- 录音录影设备
- 会议系统图控管理软件
下一篇我们将针对会议系统作更进一步的分类及介绍，以技术、型式、收音、设计四个面向做说明。
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